LA GESTION DE VOS DOCUMENTS
Secteur immobilier : Agences, syndics, gestionnaires, promoteurs
L’ application valorise les informations qui se trouvent sur vos documents d’entreprise et vous permet de les utiliser en permanence.
De nos jours le numérique est appliqué à tous les secteurs, y compris l’immobilier
Pour ce secteur, cela facilitera tous les échanges basés sur des documents papier. Il n’est plus nécessaire par exemple de signer certains documents en personne car ils peuvent être signés à distance. Les lois ALUR ELAN ont été promulguées avec des solutions proposées pour parvenir à une dématérialisation efficace de l’immobilier.
Zeendoc peut vous accompagner dans plusieurs approches :
- Gestion de votre structure. Partage et échange de l’information.
- Traitement des courriers entrants et sortants.
- L’offre Zeendoc et la loi ELAN.
Gestion de votre structure
Avec Zeendoc, la dématérialisation de vos documents va permettre de réduire considérablement l’espace occupé par les archives dans vos locaux, le temps passé au classement ainsi que le coût de la sécurisation.
- Archivage en un espace unique et sécurisé des documents relatifs à une gestion locative, vente de biens, copropriété (courrier, contrat, bail, acte de vente, état des lieux, pièce justificative).
- Classement automatique qui évite la saisie et les erreurs.
- Centralisation et association de l’ensemble des documents d’une copropriété, d’un copropriétaire, d’une transaction et partage des informations avec les services concernés.
- Recherche rapide et intuitive grâce à un moteur de recherche multicritère (par mot, client, copropriété, adresse, collaborateur, date de signature). Accès instantané aux données de vos documents (information précise sur un immeuble, historique d’un propriétaire ou d’un bail, dernier modèle d’un document).
- Mise en place d’alerte pour surveiller les échéances, automatiser les relances (envoi des convocations, renouvellement d’un mandat ou bail, assurance échue).
Les courriers entrants et sortants
- Archivage et classement automatique des documents des courriers entrants.
- Centralisation, liaison et contrôle de la complétude des documents d’un dossier (d’une copropriété, un copropriétaire, une transaction …).
- Export vers Excel de vos contrats, factures, pour l’élaboration de vos budgets annuels, votre rapport aux copropriétaires et loueurs.
- Gain de temps et d’argent avec notre service d’envoi automatisé de courriers.
- Pour l’envoi de documents, vous choisissez le type d’envoi (courrier électronique et/ou postal) en fonction des destinataires et des types de documents, tout est programmé, rien n’est manuel.
- La GED Zeendoc permet aussi aux utilisateurs autorisés le partage de documents, quel que soit leur taille et leur format en toute sécurité (pratique pour les PV d’AG !).
L’offre Zeendoc et la loi ELAN
La loi Elan a fixé la liste minimale des documents dématérialisés accessibles depuis un espace sécurisé en ligne. Cette liste est applicable depuis le 1er juillet 2020 : carnet d’entretien, diagnostics techniques, extraits du règlement de copropriété, contrats d’assurance, contrats de syndic, contrats d’entretien, PV des AG… et par copropriétaire : compte individuel, budgets prévisionnels et charges courantes… relevé des charges…
La signature électronique
Aujourd’hui les lois sur la dématérialisation permettent d’éviter de se perdre dans la manipulation du papier et d’accélérer certains processus documentaires grâce à la signature électronique, le contrôle des pièces manquantes…et de prouver en cas de litige les signataires, l’heure de dépose des documents non modifiables et tout un chemin de preuve.
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