Professions réglementées

LA GESTION DE VOS DOCUMENTS

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires

L’ application valorise les informations qui se trouvent sur vos documents d’entreprise et vous permet de les utiliser en permanence.

Zeendoc simplifie le quotidien de votre structure

Vos professions font l’objet d’une règlementation particulière (portant notamment sur les conditions d’accès et d’exercice de la profession et sur des obligations déontologiques contrôlées par vos instances professionnelles telles que les chambres ou les ordres.
De votre activité quotidienne découle un nombre important de documents dont la sécurité, la traçabilité et le contrôle sont des éléments primordiaux pour vous et vos collaborateurs. Le dépôt dans Zeendoc des documents  est faisable grâce à la numérisation à  scanner, copieur, par email ou imprimante virtuelle depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Vous accompagne dans plusieurs approches GED

  • Dématérialisation et archivage des documents administratifs de votre structure.
  • Le traitement dématérialisé de vos factures : fournisseurs et clients.
  • La gestion de vos notes de frais.

Dématérialisation de vos documents

  • Vos documents sont consultables à tout moment avec un simple navigateur web, les documents sont cryptés et horodatés avec une valeur probatoire
  • Archivage de tous les documents (PV, expertises, déclarations fiscales, statuts, extraits KBIS, conclusions, décisions de justice, notes, revues juridiques, jurisprudences…) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le bon dossier.
  • Recherche rapide et intuitive des documents grâce à un moteur de recherche multicritère mixant index de classement et plein texte (recherches par mot, nom de client ou de collaborateur, date…).Une bibliothèque à portée de clic
  • Accès à vos documents en tout lieu et en toute mobilité (ordinateur, tablette, smartphone) en toute sécurité : Disponibilité (données stockées en France, ISO 27001), confidentialité (cryptage SSL , HTTPS://), contrôle intégrité, traçabilité (horodatage) : Zeendoc assure la pérennité de vos informations
  • Contrôle de la complétude d’un dossier pour vérifier la présence de tous les documents liés à une affaire, une succession …
  • Partage avec un lien sécurisé de documents (actes rédigés, conclusions adverses, pièces justificatives, liasses fiscales, déclarations TVA …) avec vos collaborateurs et les intervenants extérieurs

La gestion de vos factures

Les nombreuses factures reçues et émises par votre structure engendrent une activité très chronophage. Zeendoc facilite leur gestion, augmente votre productivité et vous fait gagner du temps.

Les factures fournisseurs
  • Dépôt de vos factures papiers ou numériques dans Zeendoc.
  • Collecte automatique de factures auprès de vos fournisseurs récurrents (électricité, assurance…).
  • Gain de temps en évitant la saisie des informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence) qui sont lues automatiquement.
  • Gain de temps dans la recherche des informations. Partage sécurisé des informations.
  • Imputation comptable proposée en fonction de vos habitudes.
  • Mise en place de circuits de validation pour le traitement et le paiement des factures.
  • Accessibles à un comptable externe si nécessaire.
Les factures clients
  • Envoi automatique de facture à votre client en numérique ou postal.
  • Possibilité d’ajouter un fond de page, conditions générales …
  • Visibilité sur la réception et l’ouverture des factures afin de faciliter les relances.
  • Un système d’alerte des échéances peut être mis en place.
  • Piste d’audit fiable ou archivage à valeur probatoire (avec signature RGS**), optionnel.
La gestion de vos notes de frais
  • Les justificatifs sont pris en photo avec un smartphone et évite les pertes en déplacements.
  • Ils sont envoyés automatiquement dans Zeendoc avec la reconnaissance des données (date, prestataire, montant).
  • Simplification des validations et des contrôles des notes de frais : Circuits de validation.
  • Affectation directe des frais et transmission aux comptables.
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