LA GESTION DE VOS DOCUMENTS
La transformation digitale pour collectivités et mairies
L’ application valorise les informations qui se trouvent sur vos documents d’entreprise et vous permet de les utiliser en permanence.
Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents. La gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services d’une mairie ou d’une collectivité
Avec Zeendoc facilitez la gestion de vos courriers entrants
- Numérisation des courriers, archivage et le classement automatique.
- Distribution et notification auprès des différents services.
Recherche multicritères pour retrouver rapidement et facilement tous vos documents. - Suivi des traitements des demandes et traçabilité des réponses.
- Envoi par email ou postal (sans gérer les contraintes de la mise sous pli et de l’affranchissement).
- Possibilité de lier un courrier avec la réponse.
Zeendoc accompagne les collectivités et mairies au quotidien.
La solution GED permet de gérer le courrier entrant, de centraliser toutes les demandes et de les transférer simplement aux services concernés. Chaque type de demande prévoit un circuit de traitement et déclenche des actions automatiques de notifications de suivi afin de rassurer le citoyen sur la prise en charge de sa demande.
- Réduction du temps de traitements de vos courriers entrants.
- Sécurisation et pérennité des documents.
- Simplification et amélioration du partage de l’information entre les agents, les sites ou services.
- La disparition de tâches fastidieuses.
- Faciliter la dématérialisation de votre organisation.
- Amélioration de la qualité des services auprès des citoyens.
Simplifiez la gestion de vos contrats
Pour les collectivités comme pour les mairies, la gestion des contrats fournisseurs est une priorité face à leur prolifération : restauration scolaire, nettoyage des locaux ou espaces publics, traitements des eaux usées, des ordures ménagères, etc. Notre solution GED vous propose de :
- Centraliser et partager entre les services l’ensemble des contrats.
- Disposer d’un suivi des contrats avec alerte sur les échéances.
- Associer les contrats avec tous les documents annexes (procès-verbaux de livraison, compte rendu de prestation, CCTP, etc…).
- Recherche multicritères de vos contrats.
- Export vers Excel de vos contrats pour, par exemple, l’élaboration de vos budgets annuels.
Faciliter le pilotage des ressources humaines
Centraliser et partager en un point unique toutes vos informations pour faciliter le pilotage de votre activité RH – Documents relatifs à vos collaborateurs (contrat de travail, bulletin, plan de formation …) ou de votre organisation interne (procédures, règlement intérieur, base de contacts…).
- Faciliter les échanges de documents entre vous et vos collaborateurs.
- Simplifier la validation des documents – Administrer facilement les demandes de notes de frais ou de congés.
- Gérer la distribution électronique des bulletins de salaire
VOS METIERS
DECOUVREZ LES AVANTAGES LIES A VOTRE SECTEUR D’ACTIVITE
